Die Einstellung einer eigenen Sekretärin war bis vor einigen Jahren die einzige Möglichkeit, um auch während der Abwesenheit im Büro erreichbar zu sein. Je nach Größe des Unternehmens ist eine solche Mitarbeiterin aber eine Investition, die sich nicht jeder leisten kann. Besonders Einzelunternehmer und Existenzgründer haben meist eine solche Position nicht in ihrem Budget vorgesehen und die finanziellen Mittel dafür nicht übrig. Denn mit dem Gehalt allein und den entsprechenden Nebenkosten ist es nicht getan – die Mitarbeiterin benötigt auch einen Arbeitsplatz mit entsprechender Infrastruktur. Des Weiteren stellt sich dieselbe Herausforderung für den Unternehmer erneut, wenn die Sekretärin einmal krank ist oder Urlaub hat. Dann ist er wieder nicht erreichbar bzw. muss sein Büro von unterwegs managen.

Eine Alternative für die Erledigung dieser Aufgaben bietet ein Sekretariats-Service. Dieser übernimmt die anfallenden Aufgaben in einer virtuellen Umgebung, das heißt die Sekretärin sitzt nicht im Büro des Unternehmens, sondern an einem anderen Ort irgendwo im Land. Durch eine Anrufweiterleitung kommen eingehende Anrufe beim Sekretariats-Service an und werden beantwortet. Damit ist ein Unternehmen immer erreichbar, auch wenn der Unternehmer selbst keine Möglichkeit hat, ans Telefon zu gehen. Gleiches gilt natürlich auch für Faxe und E-Mails, die weitergeleitet und vom Sekretariats-Service bearbeitet werden können. Handelt es sich hierbei um einfache Anfragen zur Zusendung von Informationsmaterial, so kann auch dies vom virtuellen Büro aus übernommen und der Unternehmer dadurch entlastet werden. Eine entsprechend genaue Abstimmung, was erledigt werden kann und was weitergeleitet werden muss, ist dabei Voraussetzung.

Der große Vorteil für den Unternehmer liegt darin, dass er auch während seiner Abwesenheit jederzeit erreichbar ist und seine Handy-Mailbox nicht “überläuft”. Die Weitergabe der Informationen vom virtuellen Sekretariat kann per E-Mail oder SMS erfolgen, so dass der Unternehmer immer zeitnah über aktuelle Anrufe und Anfragen informiert ist. So kann der Unternehmer schnell reagieren, sich aber ansonsten auf sein Tagesgeschäft konzentrieren, und wird nicht durch Anrufe abgelenkt. Und der Service ist permanent verfügbar und nicht an einzelne Personen gebunden, so dass auch Urlaub oder Krankheit keine Unterbrechung darstellen.

Foto © Hanik – Fotolia.com